Mendirikan pondok pesantren tidak cukup hanya menyediakan bangunan, asrama, dan tempat belajar bagi santri. Lembaga yang ingin diakui sebagai pesantren juga perlu memenuhi sejumlah ketentuan Kementerian Agama, termasuk unsur pesantren, jumlah santri mukim, legalitas bangunan, serta dokumen administrasi.
Pada 2026, pendaftaran keberadaan pesantren dilakukan melalui SITREN (Sistem Informasi Tanda Keberadaan Pesantren). Layanan ini kembali dibuka setelah sebelumnya sempat dihentikan sementara dan mulai menerima pengajuan sejak 1 Januari 2026. Ketentuannya mengacu pada Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 9491 Tahun 2025 yang mengubah petunjuk teknis sebelumnya.
Karena itu, calon pengelola pesantren perlu mempersiapkan persyaratan sejak awal. Pendaftaran tidak hanya berkaitan dengan dokumen administrasi, tetapi juga memastikan keberadaan pesantren memenuhi standar pendidikan dan keselamatan bagi santri.
Pesantren Harus Memiliki Unsur Utama
Salah satu persyaratan mendasar adalah terpenuhinya unsur pesantren atau arkanul ma’had. Kementerian Agama menetapkan lima unsur utama yang perlu tersedia, yaitu Kiai, santri mukim, pondok atau asrama, masjid atau musala, serta kajian kitab kuning atau dirasah Islamiyah dengan pola pendidikan mu’allimin.
Pesantren juga sekurang-kurangnya harus menyelenggarakan fungsi pendidikan. Artinya, lembaga tidak cukup hanya memiliki bangunan dan nama pesantren, tetapi harus benar-benar menjalankan kegiatan pendidikan bagi santri.
Baca juga: Kemenag Siapkan Aturan Baru untuk Wujudkan Pesantren dan Madrasah Ramah Anak
Minimal Memiliki 15 Santri Mukim
Jumlah santri menjadi salah satu persyaratan yang perlu diperhatikan sejak awal. Pesantren yang mengajukan tanda daftar keberadaan harus memiliki paling sedikit 15 santri mukim.
Santri mukim merupakan santri yang tinggal di lingkungan pesantren dan mengikuti kegiatan pendidikan serta pembinaan di dalamnya. Persyaratan ini menjadi salah satu indikator bahwa lembaga benar-benar menjalankan fungsi kepesantrenan.
Karena itu, calon pengelola perlu memiliki data santri yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan ketika proses pendaftaran dilakukan.
Harus Memiliki Kiai atau Pimpinan Pesantren
Keberadaan Kiai atau pimpinan merupakan bagian dari unsur utama pesantren. Sosok tersebut menjadi bagian penting dalam penyelenggaraan pendidikan, pembinaan, serta kehidupan kepesantrenan.
Dalam proses administrasi, data pimpinan juga perlu disiapkan. Sejumlah layanan Kemenag daerah mencantumkan dokumen seperti KTP pimpinan, ijazah atau syahadah pimpinan, serta dokumen lain yang berkaitan dengan legalitas dan profil pengasuh.
Kepengurusan pesantren juga perlu disusun dengan jelas sehingga terdapat pembagian tanggung jawab dalam pengelolaan lembaga.
Masjid atau Musala dan Asrama Harus Tersedia
Bangunan menjadi bagian penting dalam pendaftaran keberadaan pesantren. Pesantren harus memiliki pondok atau asrama serta masjid atau musala yang mendukung kegiatan santri.
Kapasitas fasilitas juga harus menyesuaikan jumlah santri. Kemenag mensyaratkan adanya masjid atau musala dengan kapasitas yang sesuai, asrama yang memadai, serta ruang belajar dengan kapasitas yang sesuai dan sirkulasi udara yang baik.
Fasilitas lain seperti dapur dan MCK juga harus tersedia dalam kondisi baik, bersih, dan sehat.
Baca juga: Cara Cek Izin Pondok Pesantren yang Terdaftar Resmi di Kemenag 2026
Legalitas Bangunan Menjadi Perhatian Penting
Salah satu perubahan yang perlu diperhatikan pada pendaftaran pesantren adalah persyaratan mengenai keamanan dan kelayakan bangunan.
Pesantren harus memiliki Persetujuan Bangunan Gedung (PBG) dan Sertifikat Laik Fungsi (SLF) sebagai bentuk legalitas dan perlindungan hukum terhadap bangunan. Dokumen tersebut juga berkaitan dengan kelayakan bangunan yang digunakan untuk ruang belajar, asrama, masjid, serta fasilitas pesantren lainnya.
Ketentuan tersebut membuat calon pendiri pesantren perlu memikirkan legalitas bangunan sejak tahap awal, bukan setelah lembaga berjalan.
Siapkan Legalitas Tanah dan Domisili
Dokumen mengenai tanah juga menjadi bagian dari persyaratan administrasi. Bukti kepemilikan atau penggunaan tanah perlu disiapkan sesuai status tanah yang digunakan untuk pesantren.
Dalam layanan Kemenag daerah, dokumen yang diminta dapat berupa sertifikat tanah, bukti wakaf, girik, letter C, atau dokumen hibah sesuai kondisi tanah. Surat keterangan domisili pesantren juga termasuk dokumen yang perlu disiapkan.
Dokumen tanah penting karena keberadaan bangunan pesantren harus memiliki dasar legal yang jelas.
Ada Dokumen Rekomendasi untuk Pengasuh
Petunjuk teknis terbaru juga menambahkan sejumlah dokumen pendukung. Kemenag menyebut adanya rekomendasi atau surat dukungan dari pesantren atau lembaga pendidikan keagamaan Islam tempat pengasuh sebelumnya belajar.
Selain itu, terdapat rekomendasi dari organisasi masyarakat Islam atau asosiasi pesantren yang terdaftar dan aktif sesuai domisili pesantren. Penambahan dokumen tersebut dimaksudkan untuk memperkuat aspek legitimasi dan memastikan keberadaan pesantren memang dibutuhkan masyarakat.
Karena dokumen ini cukup spesifik, calon pengelola sebaiknya menyiapkannya sebelum mengajukan pendaftaran melalui SITREN.
Pesantren Harus Memiliki Komitmen Kebangsaan
Pesantren yang mengajukan pendaftaran juga harus menunjukkan komitmen terhadap nilai Islam rahmatan lil’alamin serta berlandaskan Pancasila, UUD 1945, NKRI, dan Bhinneka Tunggal Ika.
Selain itu, pesantren harus berkomitmen membangun moral dan karakter santri, memberikan perlindungan, serta memenuhi hak santri sesuai usianya.
Dokumen pernyataan komitmen penerapan nilai-nilai moderasi beragama juga menjadi bagian dari persyaratan pendaftaran.
Baca juga: Cara Daftar IJOP Pesantren di SITREN Kemenag Terbaru 2026, Cek Syarat dan Tahap Pengajuannya
Pendaftaran Dilakukan Melalui SITREN
Setelah persyaratan siap, pengajuan pendaftaran keberadaan pesantren dilakukan secara online melalui SITREN Kemenag. Sejumlah layanan Kemenag daerah menjelaskan bahwa pemohon perlu membuat akun lembaga, mengisi data pesantren, serta mengunggah dokumen persyaratan melalui sistem tersebut.
Kemenag pada 2026 menetapkan tiga periode pengajuan, yaitu 1 Januari–28 Februari, 1 Mei–30 Juni, dan 1 September–31 Oktober. Pengajuan tidak dapat dilakukan di luar periode tersebut.
Karena itu, dokumen sebaiknya sudah disiapkan sebelum periode pendaftaran dibuka.
Setelah Berkas Diajukan, Ada Verifikasi
Pengajuan melalui SITREN tidak langsung membuat pesantren mendapatkan tanda daftar. Dokumen yang dikirim akan diperiksa dan data pesantren dapat melalui proses validasi.
Kemenag daerah juga mencantumkan adanya verifikasi lapangan setelah pemeriksaan dokumen. Petugas dapat melakukan pengecekan terhadap kondisi pesantren, termasuk bangunan, asrama, ruang belajar, masjid atau musala, kegiatan pembelajaran, dan fasilitas sanitasi.
Karena itu, kondisi fisik pesantren harus sesuai dengan data dan dokumen yang diajukan.
Persiapan Sejak Awal Membuat Pengajuan Lebih Mudah
Syarat mendirikan pondok pesantren agar terdaftar di Kemenag pada 2026 tidak hanya berkaitan dengan jumlah santri. Calon pesantren perlu memenuhi unsur Kiai, santri mukim, asrama, masjid atau musala, serta kegiatan pendidikan dan kajian keislaman. Legalitas tanah, PBG, SLF, fasilitas belajar, sanitasi, dokumen pimpinan, rekomendasi, hingga komitmen moderasi beragama juga perlu dipersiapkan.
Pendaftaran keberadaan pesantren dilakukan melalui SITREN dan pada 2026 memiliki tiga periode pengajuan. Menyiapkan dokumen serta memastikan kondisi pesantren sesuai persyaratan sebelum periode pendaftaran akan membantu mengurangi kendala saat proses verifikasi.