Bagi bendahara madrasah yang baru pertama kali menggunakan e-RKAM V2, tampilan aplikasi sering kali terlihat cukup rumit. Banyak menu yang saling berkaitan sehingga tidak sedikit pengguna yang bingung harus memulai dari bagian mana. Padahal, jika urutannya dipahami sejak awal, proses penyusunan anggaran justru menjadi lebih mudah.
Aplikasi e-RKAM V2 dikembangkan Kementerian Agama sebagai sarana penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Madrasah secara terintegrasi. Melalui sistem ini, seluruh proses mulai dari perencanaan program, penyusunan anggaran, hingga pelaporan dilakukan dalam satu platform yang saling terhubung.
Karena itu, bendahara tidak hanya perlu memahami cara memasukkan angka ke dalam aplikasi, tetapi juga mengetahui hubungan antara Evaluasi Diri Madrasah (EDM), program kerja, serta komponen anggaran yang nantinya akan digunakan sebagai dasar pengelolaan dana BOS maupun sumber pembiayaan lainnya.
Penyusunan Anggaran Tidak Dimulai dari Menu RKAM
Kesalahan yang cukup sering dilakukan bendahara pemula adalah langsung membuka menu RKAM ketika berhasil login.
Padahal, penyusunan anggaran di e-RKAM V2 diawali dari hasil Evaluasi Diri Madrasah (EDM). Hasil evaluasi tersebut menjadi dasar untuk menentukan program prioritas yang akan dikerjakan selama satu tahun anggaran.
Karena saling terhubung, data EDM yang belum lengkap dapat memengaruhi proses penyusunan RKAM berikutnya.
Persiapan Sebelum Mulai Mengisi e-RKAM
Sebelum membuka aplikasi, beberapa dokumen sebaiknya sudah tersedia agar proses pengisian tidak terhenti di tengah pekerjaan.
Dokumen yang umum dipersiapkan meliputi:
- Hasil Evaluasi Diri Madrasah (EDM).
- Rencana Kerja Tahunan Madrasah.
- Data peserta didik terbaru.
- Dokumen BOS Madrasah.
- Dokumen pendukung kegiatan.
- Laptop atau komputer dengan koneksi internet stabil.
Persiapan sejak awal membuat bendahara tidak perlu berpindah-pindah dokumen ketika mulai menyusun anggaran.
Login Menggunakan Akun yang Telah Diberikan
Untuk mulai bekerja di e-RKAM V2, bendahara terlebih dahulu harus masuk menggunakan akun yang telah dibuat oleh administrator madrasah.
Langkah login dilakukan sebagai berikut.
- Buka portal resmi e-RKAM V2 Kementerian Agama.
- Masukkan username.
- Ketik password.
- Klik tombol Masuk.
- Tunggu hingga dashboard aplikasi terbuka.
Apabila akun berhasil masuk, sistem akan menampilkan menu sesuai hak akses yang dimiliki oleh bendahara.
Dashboard Tidak Perlu Dipelajari Sekaligus
Begitu berhasil login, banyak pengguna baru mencoba membuka seluruh menu yang tersedia.
Cara seperti ini justru sering membuat bingung karena setiap menu memiliki fungsi yang berbeda.
Untuk tahap awal, cukup pahami beberapa menu utama berikut.
| Menu | Fungsi |
|---|---|
| Dashboard | Ringkasan data madrasah |
| EDM | Evaluasi Diri Madrasah |
| RKAM | Penyusunan program dan anggaran |
| Pelaksanaan | Monitoring kegiatan |
| Pelaporan | Rekap penggunaan anggaran |
Setelah memahami fungsi dasar masing-masing menu, proses pengisian akan terasa jauh lebih mudah dibanding mencoba mempelajari seluruh fitur sekaligus.
Program Kerja Disusun Sebelum Mengisi Anggaran
Salah satu prinsip dalam e-RKAM adalah anggaran mengikuti program kerja, bukan sebaliknya.
Artinya, bendahara bersama tim madrasah terlebih dahulu menentukan kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan kebutuhan madrasah. Setelah program tersebut disepakati, barulah anggaran dimasukkan ke dalam aplikasi sesuai komponen pembiayaan yang berlaku.
Dengan cara ini, setiap anggaran yang disusun memiliki dasar yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Memilih Komponen Belanja Tidak Boleh Asal
Saat mulai menginput anggaran, sistem menyediakan berbagai pilihan komponen belanja.
Setiap kegiatan harus ditempatkan pada komponen yang sesuai agar proses pemeriksaan tidak mengalami kendala.
Beberapa kelompok belanja yang sering digunakan antara lain:
- Pengadaan barang.
- Kegiatan pembelajaran.
- Pemeliharaan sarana.
- Pengembangan kompetensi guru.
- Administrasi madrasah.
Pemilihan komponen yang tepat akan mempermudah proses verifikasi sekaligus menghindari revisi ketika RKAM diperiksa.
Mengisi Nominal Anggaran Perlu Disesuaikan dengan Kebutuhan
Bendahara sering bertanya apakah nominal anggaran boleh langsung diisi berdasarkan perkiraan.
Dalam praktiknya, penyusunan anggaran sebaiknya mengacu pada kebutuhan riil setiap kegiatan. Perhitungan yang dibuat secara rinci akan memudahkan ketika dilakukan penyesuaian maupun pelaporan penggunaan dana pada akhir periode.
Selain itu, penyusunan anggaran yang realistis juga membantu madrasah mengelola dana secara lebih efektif tanpa harus melakukan terlalu banyak perubahan pada pertengahan tahun anggaran.
Menyimpan Data Secara Berkala Mengurangi Risiko Kehilangan Pekerjaan
Setelah seluruh kegiatan dan anggaran dimasukkan ke dalam e-RKAM V2, jangan langsung berpindah ke menu lain. Biasakan menyimpan data setiap selesai menginput satu kegiatan agar pekerjaan tidak hilang apabila koneksi internet terputus atau aplikasi mengalami gangguan.
Kebiasaan sederhana ini sering diabaikan oleh pengguna baru. Akibatnya, data yang sudah diinput cukup banyak harus dikerjakan ulang karena belum sempat tersimpan ke dalam sistem.
Selain itu, lakukan pemeriksaan kembali terhadap nominal anggaran sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Koreksi sejak awal akan jauh lebih mudah dibanding memperbaiki data setelah seluruh RKAM selesai disusun.
Pemeriksaan Ulang Sebelum Diajukan
Sesudah semua kegiatan selesai diinput, bendahara bersama tim madrasah sebaiknya melakukan pengecekan menyeluruh terhadap dokumen RKAM.
Pemeriksaan tidak hanya berfokus pada besarnya anggaran, tetapi juga memastikan setiap kegiatan telah ditempatkan pada komponen belanja yang sesuai.
Beberapa bagian yang perlu diperiksa kembali antara lain:
- Nama kegiatan sudah sesuai program kerja.
- Nominal anggaran telah dihitung dengan benar.
- Komponen belanja tidak tertukar.
- Tidak ada kegiatan yang terinput dua kali.
- Total anggaran sesuai dengan pagu yang tersedia.
Langkah ini membantu mengurangi kemungkinan revisi ketika RKAM mulai diperiksa oleh pihak yang berwenang.
Kesalahan yang Paling Sering Dilakukan Bendahara Baru
Pengguna yang baru pertama kali menggunakan e-RKAM biasanya mengalami kendala yang hampir sama.
Sebagian besar bukan karena aplikasi sulit digunakan, melainkan karena belum memahami urutan pekerjaan dalam penyusunan RKAM.
Kesalahan yang cukup sering ditemukan antara lain:
| Kesalahan | Dampaknya |
|---|---|
| Langsung mengisi anggaran tanpa melihat hasil EDM | Program tidak sesuai kebutuhan madrasah |
| Salah memilih komponen belanja | Memerlukan revisi saat pemeriksaan |
| Nominal tidak sesuai perhitungan | Anggaran perlu diperbaiki |
| Tidak menyimpan data secara berkala | Data berpotensi hilang |
| Tidak memeriksa kembali RKAM | Kesalahan baru diketahui saat verifikasi |
Dengan mengenali kesalahan tersebut sejak awal, proses penyusunan anggaran akan menjadi lebih tertata.
Revisi RKAM Masih Memungkinkan pada Kondisi Tertentu
Tidak sedikit bendahara yang mengira RKAM tidak dapat diubah setelah selesai disusun.
Padahal, apabila terdapat perubahan kebijakan, penyesuaian kebutuhan madrasah, atau hasil evaluasi dari proses pemeriksaan, revisi masih dapat dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.
Karena itu, dokumen pendukung setiap kegiatan sebaiknya tetap disimpan dengan baik agar apabila diperlukan penyesuaian, seluruh dasar penyusunan anggaran masih tersedia.
Penyusunan RKAM Tidak Dilakukan Sendiri
Walaupun bendahara menjadi pengguna yang paling sering membuka e-RKAM, penyusunan anggaran bukan merupakan pekerjaan satu orang.
Program yang dimasukkan ke dalam aplikasi merupakan hasil pembahasan bersama kepala madrasah, tim penyusun RKAM, guru, serta unsur lain yang terlibat dalam penyusunan rencana kerja.
Dengan cara tersebut, anggaran yang dihasilkan lebih mencerminkan kebutuhan nyata madrasah dibanding hanya berdasarkan perkiraan satu pihak.
Setelah RKAM Disetujui, Pekerjaan Belum Selesai
Banyak bendahara menganggap pekerjaan selesai ketika RKAM berhasil disusun dan memperoleh persetujuan.
Padahal, tahap berikutnya justru berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan, pencatatan penggunaan anggaran, hingga penyusunan laporan sesuai realisasi di lapangan.
Karena itu, dokumen pendukung, bukti transaksi, dan catatan penggunaan dana perlu dikelola dengan baik sejak awal agar proses pelaporan pada akhir periode tidak mengalami hambatan.
Pengalaman Akan Membuat Penggunaan e-RKAM Lebih Mudah
Pada awal penggunaan, tampilan e-RKAM V2 memang terlihat cukup banyak karena setiap menu memiliki fungsi yang berbeda. Namun, setelah memahami urutan mulai dari hasil EDM, penyusunan program, pengisian anggaran, hingga pemeriksaan kembali sebelum diajukan, pekerjaan akan terasa jauh lebih sederhana.
Bagi bendahara madrasah yang baru pertama kali menggunakan aplikasi ini, ketelitian menjadi kunci utama. Mengisi data secara bertahap, rutin menyimpan pekerjaan, dan melakukan pemeriksaan sebelum pengajuan akan membantu menghasilkan RKAM yang lebih rapi sekaligus mengurangi kebutuhan revisi pada tahap verifikasi.