Jangan Sampai Salah Arsip! Panduan Menyusun LPJ BOS Madrasah yang Benar agar Lolos Audit Kemenag

LPJ BOS Madrasah bukan sekadar kumpulan kuitansi yang disusun ketika laporan sudah mendekati batas waktu.

Setiap angka di dalam laporan perlu memiliki bukti yang jelas, mulai dari rencana penggunaan dana, transaksi, pembayaran, sampai barang atau jasa yang benar-benar diterima madrasah.

Persoalan biasanya muncul ketika pembukuan baru dirapikan menjelang pemeriksaan.

Padahal, LPJ BOS Madrasah akan jauh lebih mudah disusun apabila pencatatan, bukti transaksi, pajak, pengadaan, dan arsip sudah ditata sejak awal penggunaan dana.

Pada 2026, pengelolaan BOS Madrasah mengacu pada ketentuan terbaru melalui Kepdirjen Pendidikan Islam Nomor 944 Tahun 2026 yang kemudian diubah melalui Kepdirjen Pendis Nomor 2100 Tahun 2026.

Perubahan tersebut mencakup sejumlah ketentuan mengenai penggunaan dana, pengadaan barang dan jasa, pembukuan, pelaporan, perpajakan, pengawasan, hingga transparansi pengelolaan dana BOS.

Karena itu, format dan dokumen lama sebaiknya tidak langsung digunakan tanpa dibandingkan dengan petunjuk teknis yang berlaku.

Daftar Isi

Ketentuan LPJ BOS Madrasah 2026 Perlu Menjadi Acuan

Penyusunan laporan pertanggungjawaban sebaiknya dimulai dari regulasi yang sedang berlaku.

Kepdirjen Pendis Nomor 2100 Tahun 2026 ditetapkan sebagai perubahan atas Kepdirjen Pendis Nomor 944 Tahun 2026 dan menjadi salah satu rujukan dalam pengelolaan BOP dan BOS Madrasah tahun 2026.

Hal tersebut penting karena pengelolaan dana BOS tidak hanya berbicara mengenai pencatatan uang masuk dan keluar.

Ada ketentuan mengenai pembukuan, pengadaan, pajak, kas, pelaporan, aset, serta penyimpanan dokumen yang perlu diperhatikan secara bersamaan.

Secara sederhana, sebuah laporan BOS yang tertib harus mampu menjawab tiga pertanyaan: berapa dana yang diterima, untuk apa dana digunakan, dan bukti apa yang mendukung setiap pengeluaran.

Bagian	Yang Perlu Dipastikan
Penerimaan	Dana yang masuk sesuai dengan catatan dan rekening
Perencanaan	Pengeluaran memiliki dasar dalam rencana anggaran
Transaksi	Setiap pembayaran memiliki bukti yang sah
Pembukuan	Penerimaan dan pengeluaran tercatat dengan benar
Pajak	Kewajiban pajak sudah diperiksa dan didukung bukti
Pengadaan	Barang atau jasa diperoleh sesuai ketentuan
Aset	Barang yang dibeli dicatat dan dapat ditunjukkan
Pelaporan	Angka laporan sesuai dengan pembukuan
Arsip	Dokumen fisik dan digital tersimpan dengan rapi

Dokumen yang digunakan juga perlu disesuaikan dengan arahan terbaru dari Kementerian Agama dan instansi pembina di daerah.

Rencana Anggaran Menjadi Titik Awal

Jangan menunggu kuitansi terkumpul untuk mulai menyusun LPJ.

Setiap belanja sebaiknya memiliki hubungan yang jelas dengan rencana penggunaan dana yang telah disusun madrasah.

Hubungan tersebut akan memudahkan ketika dilakukan pemeriksaan terhadap alasan sebuah pengeluaran.

Misalnya terdapat pembelian perlengkapan pembelajaran, maka dokumen pertanggungjawabannya tidak berhenti pada kuitansi pembelian.

Pengeluaran tersebut perlu dapat dikaitkan dengan kebutuhan madrasah, rencana anggaran, proses pembelian, pembayaran, dan barang yang diterima.

Sebelum melakukan transaksi, beberapa hal berikut dapat diperiksa:

Kebutuhan sudah masuk dalam rencana anggaran.
Komponen belanja sesuai ketentuan BOS.
Nilai transaksi dapat dipertanggungjawabkan.
Proses pengadaan mengikuti ketentuan yang berlaku.
Barang atau jasa benar-benar diterima.
Bukti pembayaran tersedia.
Dokumen transaksi langsung diarsipkan.

Kebiasaan tersebut membuat LPJ tidak menjadi pekerjaan besar pada akhir periode.

Setiap transaksi sudah memiliki jejak sejak awal.

Tujuh Dokumen Yang Perlu Disiapkan

Kelengkapan dokumen menjadi salah satu bagian penting dalam pertanggungjawaban dana BOS.

Satu transaksi sebaiknya tidak hanya memiliki kuitansi, tetapi juga dokumen pendukung yang sesuai dengan jenis pengeluarannya.

Dokumen yang perlu diperhatikan antara lain:

Buku Kas Umum (BKU) untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran.
Buku Pembantu Bank untuk transaksi melalui rekening.
Buku Pembantu Kas Tunai sesuai kebutuhan dan ketentuan.
Buku Pembantu Pajak untuk transaksi yang memiliki kewajiban perpajakan.
Kuitansi atau invoice sebagai bukti pembayaran.
Dokumen pengadaan dan penerimaan barang atau jasa sesuai jenis transaksi.
Surat pernyataan atau dokumen pertanggungjawaban belanja sesuai ketentuan yang berlaku.

Tidak semua transaksi membutuhkan dokumen dengan bentuk yang persis sama.

Pembelian barang, pembayaran jasa, dan kegiatan tertentu dapat memiliki dokumen pendukung yang berbeda sehingga berkas perlu disesuaikan dengan karakter transaksi.

BKU Harus Sama Dengan Rekening

Buku Kas Umum menjadi salah satu dokumen yang perlu mendapat perhatian lebih.

Perbedaan antara BKU, rekening bank, kuitansi, dan dokumen pendukung dapat memunculkan pertanyaan ketika dilakukan pemeriksaan.

Pencatatan sebaiknya dilakukan segera setelah transaksi terjadi.

Ketentuan pengelolaan BOS 2026 mengatur pencatatan seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dengan bukti yang sah, termasuk pembukuan melalui aplikasi yang ditentukan bagi madrasah yang menerapkan e-RKAM.

Pemeriksaan sederhana dapat dilakukan dengan mencocokkan beberapa dokumen berikut:

Dokumen	Yang Dicocokkan
BKU	Tanggal, uraian, penerimaan, pengeluaran, dan saldo
Rekening bank	Mutasi masuk dan keluar
Kuitansi	Nominal, tanggal, dan pihak penerima
Bukti pembayaran	Cara pembayaran dan nominal
Barang atau jasa	Jumlah dan hasil yang diterima

Selisih kecil sekalipun sebaiknya tidak dibiarkan tanpa penjelasan.

Masalah akan lebih mudah diperbaiki ketika ditemukan pada bulan yang sama dibandingkan setelah laporan terkumpul selama satu tahun.

Kas Tunai Juga Perlu Dikendalikan

Transaksi tunai sering dianggap sederhana karena tidak melewati rekening bank.

Padahal, uang tunai tetap harus memiliki pencatatan yang jelas.

Ketentuan 2026 mengatur pengelolaan dana tunai dan tanggung jawab Kepala Madrasah bersama Bendahara, termasuk ketentuan mengenai batas dana tunai yang disimpan.

Catatan kas tunai perlu menunjukkan berapa saldo yang tersedia dan bagaimana uang tersebut digunakan.

Pemeriksaan fisik kas pada akhir bulan juga penting untuk mencocokkan uang yang benar-benar tersedia dengan catatan pembukuan.

Jika terdapat perbedaan, penyebabnya sebaiknya langsung dicari.

Jangan menunggu sampai akhir tahun untuk mengetahui adanya selisih kas.

Urusan Pajak Jangan Dipisahkan Dari LPJ

Pajak sering menjadi bagian yang terlupakan ketika berkas pertanggungjawaban mulai dikumpulkan.

Padahal, beberapa transaksi BOS dapat memiliki kewajiban perpajakan yang harus diperiksa sesuai jenis transaksi dan pihak yang menerima pembayaran.

Petunjuk teknis BOP dan BOS 2026 memuat ketentuan perpajakan, termasuk PPh Pasal 21, PPh Pasal 22, PPh Pasal 23, PPh Pasal 4 ayat (2), PPN, dan bea meterai.

Karena perlakuan pajak dapat berbeda berdasarkan jenis transaksi, pengelola tidak sebaiknya menyamaratakan seluruh pembayaran.

Dokumen perpajakan perlu ditempatkan bersama dokumen transaksi yang berkaitan.

Dengan cara tersebut, ketika satu transaksi diperiksa, kuitansi dan bukti pajaknya dapat ditemukan dalam berkas yang sama.

Pengadaan Barang Perlu Memiliki Jejak Yang Lengkap

Pembelian barang menggunakan dana BOS tidak selesai ketika pembayaran sudah dilakukan.

Barang yang dibeli perlu dapat dibuktikan keberadaannya dan proses pembeliannya memiliki dokumen pendukung yang sesuai.

Ketentuan pengadaan dalam Juknis 2026 mencakup perencanaan, persiapan, pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, sampai serah terima pekerjaan sesuai jenis pengadaan.

Untuk transaksi pembelian, dokumen yang dapat disiapkan antara lain:

Dokumen kebutuhan atau permintaan barang.
Dokumen pengadaan sesuai ketentuan.
Invoice atau kuitansi.
Bukti pembayaran.
Dokumen serah terima jika diperlukan.
Dokumentasi barang bila dibutuhkan.
Dokumen pencatatan aset untuk barang tertentu.

Kebutuhan dokumen dapat berbeda berdasarkan nilai dan jenis pengadaan.

Karena itu, jangan membuat berkas yang sama persis untuk semua jenis transaksi tanpa memperhatikan ketentuan yang berlaku.

Barang Yang Dibeli Harus Bisa Ditemukan

Ada satu pemeriksaan sederhana yang sering membantu menguji kekuatan LPJ.

Cocokkan barang yang tercantum dalam dokumen dengan barang yang benar-benar berada di madrasah.

Misalnya terdapat pembelian komputer, printer, meja, atau perangkat pembelajaran.

Jumlah, jenis, kondisi, serta lokasi barang perlu dapat dijelaskan jika diperlukan dalam pemeriksaan.

Juknis 2026 juga memasukkan manajemen aset dalam pengelolaan BOP dan BOS.

Karena itu, pembelian barang tertentu perlu ditindaklanjuti dengan pencatatan aset sesuai ketentuan yang berlaku.

Arsip Jangan Menunggu Menjelang Pemeriksaan

Dokumen yang lengkap akan kurang membantu jika sulit ditemukan.

Arsip sebaiknya disusun secara rutin berdasarkan tanggal transaksi atau periode pembukuan sehingga setiap dokumen dapat ditemukan dengan cepat.

Ketentuan pengelolaan BOS 2026 juga menekankan penyimpanan arsip data keuangan secara rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Pola sederhana dapat dibuat seperti berikut:

Folder	Dokumen
Januari 2026	Transaksi Januari
Februari 2026	Transaksi Februari
Maret 2026	Transaksi Maret
April–Desember	Transaksi sesuai bulan
Pajak	Bukti setor dan dokumen pajak
Bank	Rekening koran dan dokumen bank
Aset	Dokumen pembelian dan pencatatan aset

Nama file digital juga sebaiknya dibuat mudah dikenali.

Contohnya 2026-08-15_Pembelian_ATK_Rp2500000.pdf akan jauh lebih mudah ditemukan dibandingkan nama file seperti scan001.pdf.

Pemeriksaan Internal Bisa Dilakukan Setiap Bulan

LPJ tidak seharusnya baru diperiksa ketika seluruh dana sudah digunakan.

Pengecekan bulanan membuat kesalahan administrasi lebih cepat ditemukan.

Gunakan daftar sederhana berikut sebelum pembukuan bulanan dianggap selesai:

Seluruh penerimaan sudah dicatat.
Seluruh pengeluaran sudah dicatat.
BKU sesuai dengan rekening.
Saldo kas sesuai kondisi sebenarnya.
Kuitansi tersedia.
Bukti pembayaran tersedia.
Dokumen pengadaan sudah lengkap.
Pajak sudah diperiksa.
Barang yang dibeli sudah diterima.
Pencatatan aset sudah dilakukan jika diperlukan.
Dokumen sudah ditandatangani sesuai ketentuan.
Arsip fisik dan digital sudah disimpan.

Pengecekan seperti ini tidak membutuhkan waktu lama jika dilakukan secara rutin.

Sebaliknya, pekerjaan akan menjadi jauh lebih berat ketika seluruh transaksi baru diperiksa menjelang batas pelaporan.

Jangan Mengejar Serapan Dengan Mengorbankan Administrasi

Dana BOS bukan anggaran yang harus dihabiskan sekadar agar persentase realisasi terlihat tinggi.

Setiap belanja harus memiliki alasan yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan serta ketentuan penggunaan dana.

Pengeluaran yang dipaksakan justru dapat menciptakan persoalan baru pada saat pemeriksaan.

Lebih baik sebuah transaksi benar-benar dibutuhkan, sesuai rencana, memiliki bukti lengkap, dan dapat dijelaskan daripada sekadar mengejar habisnya anggaran.

Satu Transaksi Sebaiknya Bisa Diceritakan Dari Awal Sampai Akhir

Cara paling mudah mengecek kekuatan LPJ BOS Madrasah adalah melihat setiap transaksi sebagai satu rangkaian dokumen.

Rencana kebutuhan mengarah pada pengadaan, pengadaan menghasilkan barang atau jasa, pembayaran tercatat dalam pembukuan, pajak ditangani jika ada kewajiban, kemudian seluruh bukti disimpan sebagai arsip.

Jika satu bagian hilang, pemeriksa akan lebih sulit mendapatkan gambaran lengkap mengenai transaksi tersebut.

Sebaliknya, ketika seluruh dokumen saling terhubung, proses pemeriksaan menjadi lebih sederhana.

Berkas Rapi Membuat Pemeriksaan Lebih Tenang

LPJ BOS Madrasah yang baik bukan laporan dengan dokumen paling banyak, melainkan laporan yang setiap angkanya dapat dijelaskan dan dibuktikan.

Pembukuan, rekening, kuitansi, pajak, pengadaan, aset, dan arsip perlu diperiksa secara berkala agar tidak ada persoalan yang baru diketahui ketika pemeriksaan sudah berlangsung.

Untuk tahun 2026, pengelola madrasah perlu memastikan penggunaan dokumen dan ketentuan mengikuti regulasi terbaru, termasuk perubahan melalui Kepdirjen Pendis Nomor 2100 Tahun 2026.

Jika kebiasaan pencatatan sudah dibangun sejak transaksi pertama, penyusunan LPJ pada akhir periode tidak lagi menjadi pekerjaan yang menumpuk.